Arbeitgeber ohne ordnungsgemäße Zeiterfassung riskieren bei Überstundenstreitigkeiten empfindliche Nachzahlungen, da sie den konkreten Darlegungen von Beschäftigten nichts Stichhaltiges erwidern können. Ein aktuelles Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Niedersachsen sollte daher auch Logistikverantwortliche aufhorchen lassen.
Immer wieder klagen Beschäftigte bei ihren Arbeitgebern geleistete Überstunden ein – und legen dabei detaillierte Angaben zu ihren Arbeitszeiten vor. Führen Unternehmen keine eigenen Aufzeichnungen darüber, wer von wann bis wann gearbeitet hat, fehlt ihnen im Fall der Fälle eine solide Argumentationsbasis. Dass dieses Versäumnis erhebliche Kosten nach sich ziehen kann, zeigte jüngst ein Fall, der vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachsen verhandelt wurde (4 SLa 52/24, noch nicht rechtskräftig). Dabei verlangte eine Teilzeitbeschäftigte mit 24 Wochenstunden Überstundenvergütung. Sie gab pauschal eine werktägliche Arbeitszeit von „8:00 bis 18:00 Uhr“ an – und untermauerte dies mit eigenen Kalendereinträgen.
Das Urteil im Detail
Der Arbeitgeber selbst führte keine Zeitaufzeichnungen und hatte daher keine substanziellen Gegenbeweise. In der Folge wertete das Gericht die präzisen Schilderungen der Arbeitnehmerin nach §138 Abs. 3 ZPO als zugestanden. Das LAG stellte fest, dass die Arbeitnehmerin tatsächlich regelmäßig 44 Stunden pro Woche gearbeitet hatte: 20 Stunden mehr als vertraglich vereinbart. Somit galten die geltend gemachten Überstunden als erwiesen – und der Arbeitgeber wurde zur Zahlung von 46.531,42 Euro brutto zuzüglich Zinsen verpflichtet.
Arbeitszeiterfassungspflicht
Das Bundesarbeitsgericht stellte am 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) fest, dass sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bei unionsrechtskonformer Auslegung bereits eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt. Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden können.
Beweislast bei Ãœberstunden:
Warum fehlende Zeiterfassung zum Problem wird
Viele Arbeitgeber glauben, dass die Beweislast für geleistete Überstunden beim Arbeitnehmer liegt. Das ist zwar grundsätzlich richtig – doch in der Praxis kann eine fehlende Arbeitszeiterfassung diese Position erheblich schwächen.
Im Ãœberstundenprozess gilt ein abgestuftes System der Darlegungslast:
Erste Stufe – Arbeitnehmer:
Der Arbeitnehmer muss konkret vortragen, an welchen Tagen er von wann bis wann Arbeit geleistet hat. Es genügen dabei Angaben wie beispielsweise „Montag, 15.01.2024, von 8:00 bis 19:00 Uhr“.
Zweite Stufe – Arbeitgeber:
Nun ist es Sache des Arbeitgebers, substantiiert zu erwidern und im Einzelnen vorzutragen, welche Arbeiten er dem Arbeitnehmer zugewiesen hat und an welchen Tagen der Arbeitnehmer von wann bis wann diesen Weisungen nachgekommen ist oder nicht.
Folge bei fehlendem Vortrag:
Trägt der Arbeitgeber nichts vor oder lässt er sich nicht substantiiert ein, gelten die vom Arbeitnehmer vorgetragenen Arbeitsstunden gemäß § 138 Abs. 3 ZPO als zugestanden.
Bußgelder und behördliche Maßnahmen
Wer gegen arbeitsrechtliche Aufzeichnungspflichten verstößt, riskiert:
Direkte Bußgelder nach Arbeitszeitgesetz:
→ Bußgelder bis zu 30.000 Euro bei Verstößen gegen § 16 Abs. 2 ArbZG (fehlende oder unvollständige Aufzeichnung von Arbeitszeiten über 8 Stunden werktäglich sowie Sonn- und Feiertagsarbeit)
→ Bußgelder bis zu 30.000 Euro bei Nichteinhaltung von Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen nach §§ 3, 4, 5 ArbZG
Behördliche Durchsetzung der allgemeinen Zeiterfassungspflicht:
Die Arbeitsschutzbehörden können auf Grundlage von § 22 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 ArbSchG die Einführung eines vollständigen Arbeitszeiterfassungssystems anordnen. Bei Nichtbeachtung solcher behördlichen Anordnungen drohen:
→ Bußgelder bis zu 30.000 Euro (§ 25 Abs. 1 Nr. 1 ArbSchG)
→ Zwangsgelder zur Durchsetzung der Anordnung
→ Verschärfte behördliche Kontrollen
Wichtig:
Für die bloße Nichteinführung eines Zeiterfassungssystems ohne vorherige behördliche Anordnung gibt es derzeit kein Bußgeld; erst die Missachtung einer behördlichen Anordnung zur Zeiterfassung kann aktuell sanktioniert werden. Die Rechtslage kann sich durch ein geplantes Arbeitszeitgesetz künftig ändern – eine Neuregelung wird derzeit diskutiert.
Zivilrechtliche Risiken:
→ Beweislastnachteil bei Überstundenklagen: Ohne Zeiterfassungssystem können Arbeitgeber den konkreten Angaben von Arbeitnehmern oft nichts Substantiiertes entgegensetzen (LAG Niedersachsen, Urt. v. 09.12.2024, Az. 4 SLa 52/24)
→ Hohe Nachzahlungen: Im Extremfall mehrjährige rückwirkende Überstundenvergütung
→ Verzugszinsen: Ab Fälligkeit der Vergütung (üblicherweise Monatsende) in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB)
→ Prozesskosten: Anwalts- und Gerichtskosten
Quelle: Landesarbeitsgericht Niedersachsen Urt. v. 09.12.2024, Az.: 4 SLa 52/24
Gastbeitrag: Andreas Waldhorn, Rechts- und Fachanwalt für Arbeitsrecht, Würzburg
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Veröffentlicht am 26.02.2026
